Politique de confidentialité

1. Responsable du Traitement : LUISA LOPEZ JEWELRY. Constitué en vertu des lois colombiennes, domicilié dans la ville de MEDELLIN (Antioquia) et identifié par le NIT. 43273349-2 2. Description Générale, LUISA LOPEZ JEWELRY conformément aux dispositions de la Constitution Politique de la Colombie, de la Loi 1581 de 2012, du Décret Réglementaire 1377 de 2013 et des autres dispositions complémentaires, adopte la Politique de Traitement des Données Personnelles, qui sera appliquée par LUISA LOPEZ JEWELRY concernant la collecte, le stockage, l'utilisation, la circulation, la suppression et les différentes activités qui constituent un traitement de données personnelles (ci-après « Le Responsable »). 3. Champ d'application. Ce manuel s'appliquera au traitement des données personnelles collectées, gérées et traitées par LUISA LOPEZ JEWELRY concernant ses employés, clients, partenaires, fournisseurs, employés de ses sous-traitants et/ou autres tiers avec lesquels elle a tout type de relation conformément à la Loi 1581 de 2012 et au Décret 1377 de 2013. 4. Définitions. Pour l'application des dispositions de la présente Politique, on entend par : Autorisation : Consentement préalable, exprès et éclairé du Titulaire pour effectuer le traitement des données personnelles. Avis de confidentialité : Communication verbale ou écrite générée par LUISA LOPEZ JEWELRY ou tout tiers désigné par ce dernier à cet effet, adressée au Titulaire pour le traitement de ses données personnelles, par laquelle il est informé de l'existence des politiques de traitement de l'information qui lui seront applicables, de la manière d'y accéder et des finalités du traitement envisagé pour les données personnelles. Donnée Personnelle : Toute information liée ou susceptible d'être associée à une ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables. Aux fins de LUISA LOPEZ JEWELRY, les données personnelles seront, entre autres, les suivantes : nom, prénoms, âge, sexe, état civil, adresse électronique, adresse postale, numéro d'identification, date de naissance, numéro de téléphone et profession. Donnée sensible : On entend par données sensibles celles qui affectent l'intimité du Titulaire ou dont l'utilisation abusive peut entraîner sa discrimination, telles que celles qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, l'orientation politique, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance à des syndicats, des organisations sociales, des droits de l'homme ou qui promeuvent les intérêts de tout parti politique ou qui garantissent les droits et garanties des partis politiques d'opposition, ainsi que les données relatives à la santé, à la vie sexuelle, et les données biométriques. Responsable du traitement : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui, seule ou en association avec d'autres, effectue le traitement de données personnelles pour le compte du responsable du traitement. Responsable du traitement : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui, seule ou en association avec d'autres, décide de la base de données et/ou du traitement des données. Titulaire : Personne physique dont les données personnelles font l'objet d'un traitement ; Traitement : Toute opération ou ensemble d'opérations sur des données personnelles, telles que la collecte, le stockage, l'utilisation, la circulation ou la suppression. 5. Principes. LUISA LOPEZ JEWELRY définira sa politique de traitement des données personnelles en tenant compte des principes suivants : Principe de finalité : Le traitement des données personnelles doit obéir à une finalité légitime conformément à la Constitution Politique de la Colombie et à la loi, laquelle doit être portée à la connaissance du Titulaire ; Principe de liberté : Le traitement ne peut être exercé qu'avec le consentement préalable, exprès et éclairé du Titulaire. Les données personnelles ne peuvent être obtenues ou divulguées sans autorisation préalable, ou en l'absence de mandat légal ou judiciaire dispensant du consentement ; Principe de véracité ou de qualité : Les informations soumises au traitement doivent être véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles. Le traitement de données partielles, incomplètes, fragmentées ou induisant en erreur est interdit. Principe de transparence : Dans le traitement, le droit du Titulaire d'obtenir à tout moment et sans restrictions des informations sur l'existence de données le concernant doit être garanti ; Principe d'accès et de circulation restreinte : Les Données Personnelles, à l'exception des informations publiques, ne peuvent être disponibles sur Internet ou d'autres moyens de diffusion ou de communication de masse, sauf si l'accès est techniquement contrôlable pour fournir une connaissance restreinte uniquement aux Titulaires ou aux tiers autorisés conformément à la Loi ; Principe de sécurité : Les informations soumises au Traitement doivent être traitées avec les mesures techniques, humaines et administratives nécessaires pour assurer la sécurité des enregistrements en évitant leur altération, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux ; Principe de confidentialité : Toutes les personnes qui interviennent dans le Traitement des Données Personnelles sont tenues de garantir la confidentialité des informations, y compris après la fin de leur relation avec l'une des tâches que comprend le traitement, ne pouvant effectuer la fourniture ou la communication de données personnelles que lorsque cela correspond au développement des activités expressément autorisées par la Loi. 6. Finalité du traitement et de la collecte des données personnelles : Le présent manuel est conforme aux dispositions du paragraphe k) de l'article 17 de la loi 1581 de 2012 et de l'article 13 du décret réglementaire 1377 de 2013, qui régit les obligations des responsables et des sous-traitants des données personnelles. La finalité pour laquelle LUISA LOPEZ JEWELRY collecte, stocke, utilise, purge, analyse, traite, diffuse, transmet ou transfère directement ou indirectement les données personnelles du Titulaire, telles que, mais sans s'y limiter : nom, prénoms, âge, sexe, état civil, adresse électronique, numéro d'identification, adresse postale, date de naissance et profession, est de : i) Permettre le développement adéquat de son objet social, y compris l'utilisation des données pour l'exécution de la relation contractuelle existante avec ses clients, sous-traitants, fournisseurs, utilisateurs, employés et tiers ; ii) Promouvoir nos services et produits et ceux de nos sociétés liées, filiales, succursales et partenaires commerciaux tiers et leurs partenaires ; iii) Livrer ou envoyer vos données personnelles à des sociétés liées, filiales, succursales et partenaires commerciaux tiers et leurs partenaires qui nécessitent ces informations aux fins décrites ici ; iv) Réaliser une communication efficace liée à nos produits, services, études, offres, ainsi que ceux de nos filiales, succursales, sociétés liées, partenaires commerciaux tiers et leurs partenaires afin de faciliter l'accès général aux informations collectées ; v) Envoyer par tout moyen de communication existant ou à créer, des informations publicitaires et de marketing propres, de ses sociétés liées, filiales, succursales, de partenaires commerciaux tiers ou de leurs partenaires, la mise en œuvre d'une stratégie marketing globale destinée à des actes de promotion et de publicité de nos produits, services, offres, promotions, invitations, remises, prix, programmes de fidélisation, campagnes, tirages au sort, entre autres ; vi) Évaluation de la qualité des produits et services, et en général pour la mise à jour des données et autres activités de marketing et d'administration nécessaires au bon développement de notre objet social, de ses filiales, sociétés liées, succursales, partenaires commerciaux tiers ou de leurs partenaires ; vii) Informer sur les nouveaux produits ou services liés au développement de l'objet social, de ses filiales, sociétés liées, succursales, partenaires commerciaux tiers, ou de leurs partenaires, et viii) Réaliser des études internes sur les habitudes de consommation ; Les données personnelles fournies par le Titulaire seront traitées et utilisées uniquement aux fins prévues ici, et pour une durée allant du moment où l'autorisation a été accordée jusqu'à la durée déterminée pour la validité de LUISA LOPEZ JEWELRY. De même, les informations fournies par le Titulaire pourront être partagées avec des agences, des responsables de l'information, des fournisseurs de services, des partenaires commerciaux, leurs partenaires et des tiers en général qui fournissent des services à LUISA LOPEZ JEWELRY ou à des tiers en notre nom. LUISA LOPEZ JEWELRY ne demande ni ne traite de données sensibles. LUISA LOPEZ JEWELRY garantit que les mécanismes par lesquels elle utilise les données personnelles sont sécurisés et confidentiels, car ils disposent de mécanismes de sécurité informatique et des moyens technologiques appropriés pour garantir qu'ils sont stockés de manière à empêcher l'accès indésirable par des tiers. 7. Autorisation. La collecte, le stockage, l'utilisation, le nettoyage, l'analyse, la circulation, la transmission ou le transfert, la diffusion ou la suppression des Données Personnelles par LUISA LOPEZ JEWELRY requiert toujours le consentement préalable, exprès et éclairé du Titulaire de celles-ci. Conformément à la législation en vigueur, LUISA LOPEZ JEWELRY a mis en place les mécanismes suivants pour obtenir l'autorisation ou la ratification des Titulaires de Données Personnelles : 7.1 - L'Autorisation peut être contenue dans un document physique, électronique ou tout autre permettant de garantir sa consultation ultérieure, ou par un mécanisme technique ou technologique approprié permettant de conclure que le Titulaire a donné son autorisation pour stocker ses données dans notre base de données. À cette fin, l'envoi de courriers électroniques et/ou le remplissage de formulaires sur le site web www.luisalopezjewelry.com et/ou par des mécanismes technologiques tels que, mais sans s'y limiter, un clic d'autorisation, ont été définis. Cette autorisation sera émise par LUISA LOPEZ JEWELRY et mise à la disposition du Titulaire avant le traitement de ses données personnelles. 7.2 - Grâce à cette procédure d'Autorisation consentie, il est expressément garanti que le Titulaire des données personnelles connaît et accepte que LUISA LOPEZ JEWELRY collectera, stockera, utilisera, nettoiera, analysera, diffusera, transmettra, transférera, mettra à jour ou supprimera, conformément aux termes de la Loi, les informations aux fins qui lui seront préalablement communiquées avant l'octroi de l'autorisation, et aux fins contenues dans le présent document. 7.3 - L'autorisation demandée par LUISA LOPEZ JEWELRY précisera au minimum : (i) L'identification complète de la personne dont les Données Personnelles sont collectées ; (ii) l'Autorisation visée au point 7.2 ci-dessus ; iii) la finalité du Traitement des Données Personnelles, et ; (iv) Les droits d'accès, de correction, de mise à jour ou de suppression des Données Personnelles fournies par le Titulaire de celles-ci. 7.4 - L'Annexe 1 contient le modèle d'Autorisation pour la collecte et le traitement des données personnelles dans le but d'informer et de permettre l'accès aux informations de LUISA LOPEZ JEWELRY, de ses filiales, sociétés liées, succursales, partenaires commerciaux tiers et de leurs partenaires, concernant les services, offres, produits, partenariats, concours, études et contenus. 7.5 - Il sera de la responsabilité de LUISA LOPEZ JEWELRY d'adopter les mesures nécessaires pour conserver des registres de la manière et du moment où l'autorisation a été obtenue des Titulaires. 7.6 - Les Titulaires des Données Personnelles pourront demander à tout moment et sans aucune limitation, la suppression de leurs données et/ou révoquer l'autorisation donnée pour le traitement de celles-ci. 7.7 - Pour les données collectées avant la publication du décret 1377 de 2013, c'est-à-dire le 27 juin 2013, il sera procédé comme suit : Un courrier électronique sera envoyé à toutes les personnes pour lesquelles LUISA LOPEZ JEWELRY possède des Données Personnelles, les informant de la mise en œuvre de la Politique de Traitement des Données Personnelles de LUISA LOPEZ JEWELRY et de la manière d'exercer leurs droits. Cet e-mail inclura l'avis de confidentialité visé à l'Annexe 2 du présent Manuel. Cet avis comprendra au minimum : i) Nom ou raison sociale et coordonnées de LUISA LOPEZ JEWELRY ; ii) Le traitement auquel les données seront soumises et sa finalité ; iii) Les droits du Titulaire, et ; iv) Les mécanismes d'accès par lesquels les Titulaires peuvent accéder aux données enregistrées dans la base de données de LUISA LOPEZ JEWELRY, où seront divulguées la Politique de Traitement des Données Personnelles de LUISA LOPEZ JEWELRY et les modifications substantielles qui y seront apportées. Si dans un délai de trente (30) jours ouvrables, à compter de la date d'envoi de la communication visée au point a) précédent, le Titulaire n'a pas répondu ou n'a pas contacté LUISA LOPEZ JEWELRY par quelque moyen que ce soit pour demander la suppression de ses données personnelles, le traitement des données pourra se poursuivre. Le modèle de courrier électronique à envoyer à chacun des Titulaires pour lesquels LUISA LOPEZ JEWELRY possède des informations avant l'entrée en vigueur de la présente politique est joint en Annexe 3. De même, et afin de garantir que l'Avis de Confidentialité parvienne à tous les employés, fournisseurs, clients, utilisateurs et tiers qui pourraient avoir un quelconque type de relation avec LUISA LOPEZ JEWELRY, il sera publié pendant une période non inférieure à huit (8) jours calendaires sur le site web : www.luisalopezjewelry.com PARAGRAPHE : Il incombera à LUISA LOPEZ JEWELRY et en particulier au service marketing de tenir un registre et d'avoir un support de toutes les autorisations émises par le Titulaire ou, à défaut, de l'envoi de la communication visée au point c) du présent article. Tous les supports devront être disponibles à tout moment pendant le Traitement des Données Personnelles et cinq (5) ans supplémentaires. Pour le stockage, LUISA LOPEZ JEWELRY pourra utiliser des moyens informatiques, électroniques ou toute autre technologie. 8. Droits des Titulaires des informations. Le titulaire des Données Personnelles aura les droits suivants : Connaître, mettre à jour et rectifier ses Données Personnelles auprès de LUISA LOPEZ JEWELRY. Ce droit pourra être exercé, entre autres, face à des données partielles, inexactes, incomplètes, fragmentées, qui induisent en erreur, ou celles dont le Traitement est expressément interdit ou n'a pas été autorisé ; Demander, le cas échéant, la preuve de l'autorisation accordée à LUISA LOPEZ JEWELRY ; Être informé par LUISA LOPEZ JEWELRY ou le Responsable du Traitement, de l'utilisation qui a été faite de ses Données Personnelles ; Présenter des plaintes auprès de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce pour des infractions aux dispositions de la loi 1581 de 2012, après épuisement de la procédure de réclamation établie dans la Politique de Traitement des Données Personnelles ; Révoquer l'autorisation et/ou demander la suppression des Données Personnelles lorsque le Traitement ne respecte pas les principes, droits et garanties constitutionnels et légaux. De même, la révocation et/ou suppression aura lieu lorsque la Surintendance de l'Industrie et du Commerce aura déterminé que les Responsables ou Sous-traitants ont commis des actes contraires à cette loi et à la Constitution. Accéder gratuitement à ses Données Personnelles qui ont fait l'objet d'un traitement. 9. Devoirs de LUISA LOPEZ JEWELRY : En sa qualité de Responsable du Traitement des Données Personnelles, LUISA LOPEZ JEWELRY, ses sous-traitants et ses employés s'engagent à respecter les devoirs suivants : Garantir au Titulaire des informations, à tout moment, le plein et effectif exercice du droit d'habeas data ; Conserver une copie de la communication et de l'autorisation respective accordée par le Titulaire ; Informer dûment le Titulaire de la finalité de la collecte et des droits qui lui sont conférés en vertu de l'autorisation accordée ; Conserver les informations dans les conditions de sécurité nécessaires pour empêcher leur altération, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux ; En cas de partage et/ou de mise à jour des informations avec un Sous-traitant, garantir que l'autorisation donnée par le Titulaire est suffisante et que les informations elles-mêmes sont véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles ; Rectifier les informations lorsqu'elles sont incorrectes. Traiter les consultations et les réclamations formulées par le Titulaire selon les termes du présent Manuel et de la Politique de Traitement des Données Personnelles de LUISA LOPEZ JEWELRY. Informer le Titulaire, à sa demande, de l'utilisation faite de ses données ; Informer l'autorité de protection des données en cas de violation des codes de sécurité et de risques dans l'administration des informations des Titulaires. Se conformer aux instructions et exigences de la Surintendance de l'Industrie et du Commerce. Se conformer aux autres dispositions contenues dans la Loi et les décrets réglementaires. Enregistrer dans la base de données la mention "réclamation en cours" le cas échéant. Insérer dans la base de données la mention "information en discussion judiciaire" une fois notifié par l'autorité compétente des procédures judiciaires liées à la qualité des données personnelles ; S'abstenir de diffuser des informations contestées par le Titulaire et dont le blocage a été ordonné par la Surintendance de l'Industrie et du Commerce ; Permettre l'accès aux informations uniquement aux personnes autorisées à y accéder ; Informer, via le site web de LUISA LOPEZ JEWELRY, des nouveaux mécanismes qu'elle met en œuvre pour que les titulaires des informations fassent valoir leurs droits, ainsi que de toute modification de la Politique de Traitement des Données Personnelles. Conformément à l'interdiction expresse contenue à l'article 12 du Décret 1377 de 2013, LUISA LOPEZ JEWELRY s'abstient de collecter des données personnelles d'enfants et d'adolescents dans ses bases de données. 10. Service Responsable et Procédure pour l'exercice des droits du Titulaire : Le Titulaire, son représentant ou ayant droit pourra présenter à tout moment et gratuitement, des consultations, des pétitions et/ou des réclamations à LUISA LOPEZ JEWELRY pour connaître, mettre à jour, rectifier, demander la suppression de ses données personnelles et/ou révoquer l'autorisation. C'est pourquoi il est de la responsabilité de toute l'équipe des travailleurs directs et indirects de LUISA LOPEZ JEWELRY, sans exception, de respecter la Politique de Traitement de l'Information, et en particulier de veiller à la bonne gestion des pétitions, plaintes et réclamations que le Titulaire présente à l'entreprise à ce titre.Pour exercer ses droits, le Titulaire ou son représentant pourra présenter ses pétitions, plaintes et/ou réclamations à LUISA LOPEZ JEWELRY par les moyens suivants : i) Par courrier électronique à : info@luisalopezjewelry.com ii) Téléphone : 3006340768 iii) Communication écrite par voie électronique via le site web de LUISA LOPEZ JEWELRY. Le service responsable de la gestion et du traitement des bases de données, selon le cas, sera toujours le responsable du service client, qui sera chargé de traiter les pétitions, plaintes et réclamations formulées par le Titulaire dans l'exercice de ses droits. Le traitement d'une consultation, pétition, plainte ou réclamation (PQR), reçue par écrit, courrier électronique, voie électronique, téléphone ou verbalement, sera traité selon la procédure suivante : CONSULTATION : Lorsque la principale demande est une consultation, c'est-à-dire une demande d'informations personnelles du Titulaire figurant dans la base de données de LUISA LOPEZ JEWELRY, la procédure établie ici sera suivie : La consultation sera formulée en remplissant les formulaires PQR de LUISA LOPEZ JEWELRY disponibles sur le site web ou par courrier électronique à : info@luisalopezjewelry.com Une fois la consultation reçue, une réponse devra être donnée au Titulaire, quelle qu'elle soit, dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de réception de celle-ci. S'il n'est pas possible de répondre à la consultation dans ce délai, le Titulaire en sera informé, en exprimant les motifs du retard et en indiquant la date à laquelle la consultation sera traitée, qui ne pourra pas dépasser les cinq (5) jours ouvrables suivant l'expiration du premier délai. RÉCLAMATION : Lorsque la principale demande est une réclamation, c'est-à-dire lorsque le Titulaire considère que les informations contenues dans la base de données de LUISA LOPEZ JEWELRY doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, ou lorsqu'il constate un manquement de LUISA LOPEZ JEWELRY à l'une des obligations contenues dans la loi 1581 de 2012, la procédure établie ici sera suivie : - La réclamation sera formulée par une demande adressée au Responsable ou au Chargé de l'Information, avec le numéro d'identification du Titulaire, la description des faits donnant lieu à la réclamation, l'adresse et les documents jugés nécessaires. - Si la réclamation est incomplète, le Titulaire ou son représentant sera invité, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la réclamation, à corriger les erreurs. - Si, après deux (2) mois à compter de la date de la demande de rectification, le Titulaire ou son représentant ne fournit pas les informations requises, il sera considéré qu'il a renoncé à la réclamation. - Une fois qu'une réclamation remplissant les conditions est reçue, elle doit être incluse dans les bases de données dans un délai maximum de deux (2) jours ouvrables, en l'identifiant avec la mention "réclamation en cours" et le motif de celle-ci. Cette mention doit être maintenue jusqu'à ce que la réclamation soit résolue. - Si, après deux (2) mois à compter de la date de la demande de rectification, le Titulaire ou son représentant ne fournit pas les informations requises, il sera considéré qu'il a renoncé à la réclamation. - Le délai maximum pour traiter la réclamation sera de quinze (15) jours ouvrables à compter du jour suivant sa réception. S'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, l'intéressé sera informé des motifs du retard et de la date à laquelle sa réclamation sera traitée, laquelle ne pourra pas dépasser huit (8) jours ouvrables suivant l'expiration du délai. - Si LUISA LOPEZ JEWELRY reçoit une réclamation et n'est pas compétente pour la résoudre, elle la transmettra, dans la mesure du possible, à qui de droit dans un délai maximum de deux (2) jours ouvrables et informera l'intéressé de la situation. - Lorsque la demande est formulée par une personne autre que le titulaire et qu'il n'est pas prouvé qu'elle agit en sa représentation, elle sera considérée comme non présentée. 11. Rectification, mise à jour et suppression des Données Personnelles : Conformément à ce qui est établi au point 10 ci-dessus, LUISA LOPEZ JEWELRY rectifiera, mettra à jour ou supprimera, à la demande du Titulaire, tout type d'information, selon la procédure et les délais indiqués dans l'article précédent. S'agissant de la rectification et/ou de la mise à jour, les corrections proposées devront être dûment motivées. Paragraphe : Le Titulaire des informations aura à tout moment le droit de demander la suppression totale ou partielle de ses Données Personnelles et, à cette fin, la procédure établie au point 10 ci-dessus sera suivie. LUISA LOPEZ JEWELRY ne pourra refuser la suppression que lorsque : i) Le Titulaire a l'obligation légale et/ou contractuelle de rester dans la base de données ; ii) La suppression des données entrave des actions judiciaires ou administratives en cours, et ; iii) Dans les autres cas prévus à l'article 10 de la Loi 1581 de 2012, le cas échéant. 12. Mesures de sécurité de l'information. LUISA LOPEZ JEWELRY adoptera les mesures techniques, humaines et administratives nécessaires pour assurer la sécurité des enregistrements, évitant leur altération, perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux ; Ces mesures répondront aux exigences minimales imposées par la législation en vigueur. 13. Désignation. LUISA LOPEZ JEWELRY désigne le service client ou son remplaçant, pour remplir la fonction de protection des Données Personnelles, ainsi que pour traiter les demandes des Titulaires, pour l'exercice des droits d'accès, de consultation, de rectification, de mise à jour, de suppression et de révocation visés par la Loi 1581 de 2012, le Décret 1377 de 2013 et la Politique de Traitement des Données Personnelles de LUISA LOPEZ JEWELRY. 14. Validité. La présente Politique de Traitement des Données Personnelles de LUISA LOPEZ JEWELRY sera en vigueur pour une durée égale à celle statutairement établie pour la durée de la société ou ses prolongations. De même, nous vous rappelons que vous avez le droit de connaître, de mettre à jour, de rectifier et de demander la suppression de vos données personnelles à tout moment, pour laquelle nous vous demandons de nous communiquer votre décision à l'adresse électronique susmentionnée ou via le site web www.luisalopezjewelry.com